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Que es y cómo funciona Calendy.

No hay duda de que Google lo hace bien con su calendario en donde nuestros contactos a través de correo electrónico nos reservan los espacios para citas y reuniones, pero, el estar respondiendo a estos mensajes puede llegar a ser algo desgastante, más cuando nuestro tiempo productivo es muy valioso.

Y si hablamos de los recordatorios, a pesar de que Google envía un mensaje cada 30 o 15 minutos antes (depende de cómo se tenga configurado) la mayoría de las veces olvidamos conectar a la reunión, ahora bien, parecería extraño que se inventaran una herramienta que con un sabor social llega a resolver un problema que no sabíamos que existía.  ¿Y me pregunto por qué si Google Calendar es tan “perfecto” al final no es tan “eficiente”?

El día de hoy les hablaremos de Calendly, es su centro de programación de reuniones que de manera profesional y eficiente y elimina el problema del intercambio de correos electrónicos para que pueda dedicar más tiempo a su trabajo, la herramienta se sincroniza con su cuenta de Google y sirve como asistente virtual para agendar citas y reuniones de manera automática, con las reglas que usted le configure. 

Calendly no solamente resuelve el problema de estar aceptando invitaciones y olvidando asistir a ellas, este software atomiza el proceso de cierre de reuniones y citas, también tiene otras funciones que ayudan a incrementar su eficiencia gracias que se integra con varias aplicaciones, lo que lo hace aún más completo, por ejemplo:  se conecta con Google Met, Zoom, Team, Zapier entre otras, cada una con una funcionalidad específica.

¿Cómo funciona Calendly?

En sencillo, en Calendly.com se registra con su correo electrónico, se supone que esta es la cuenta con la que maneja su agenda, es decir su cuenta oficial de Google.  Una vez Google se conecta con Calendly, la plataforma tiene acceso a su calendario y se convierte por decir así en su “asistente virtual”, este asistente tendrá un nombre y así como en el mundo físico son l@s asistentes o secretarias las que atienden a nuestros clientes, con Calendly pasa igual.   Es Canlendly quien hablará con sus clientes a través de una URL que será compartida en sus canales digitales.

Asistente Virtual Calendly.

La URL se configura la primera vez que entramos a Canlendly y queda visible para compartir en nuestras redes:  por ejemplo, en mi caso mi agenda virtual de Canlendly se llama así:  https://calendly.com/alex_delgado y es a través de esta dirección que mis clientes o interesados se agendan conmigo.

Veamos un caso normal de cómo funciona:

Como ven, con Calendly delego esta tarea y me olvido de estar aceptando reuniones y mensajes molestos de programación de calendario, ahora bien, se supone que solamente le digo a mi asistente cuales son los espacios en los que atiendo reuniones, por ejemplo, de lunes a viernes desde las 9 hasta las 5 de la tarde, esa es mi franja disponible para reunirme; de la misma forma mis clientes pueden programar la reunión.

Ventajas y Desventajas de Calendly

Ventajas:

  • Se conecta a una cuenta de calendario (por ejemplo, Google, Outlook) de forma gratuita y hasta seis (con actualizaciones), comprueba automáticamente los conflictos y añade nuevos eventos a los calendarios conectados.
  • Permite la integración de Zoom (de forma gratuita durante COVID), que puede crear automáticamente una reunión de Zoom cuando se programa una reunión en Calendly.
  • La función "Aviso mínimo de programación" evita la programación de última hora.
  • La función "Buffer de eventos" permite programar un tiempo de reserva antes y después de una reunión.
  • Recordatorios y confirmaciones automáticas por correo electrónico (con opciones de cancelación y reprogramación).
  • Las características de Calendly se ajustan bien a las necesidades de los entornos académicos, de educación superior y usuarios básicos.

Desventaja:

  • Tal vez la única: El plan gratuito sólo ofrece funciones muy básicas; muchas funciones útiles (por ejemplo, conexiones de calendarios múltiples, reuniones de grupo, cancelación y reprogramación restringida, etc.) sólo están disponibles para los planes Premium (8 $/mes) y Pro (12 $/mes).

Pero esta es solamente mi opinión, al preguntarle a los expertos de TrustRadius sobre Calendly, este se ha ganado un score de 9/10, ha sido evaluado por 325 personas.  TrustRadius es la plataforma de investigación y revisión más fiable para que los líderes empresariales encuentren y seleccionen el software adecuado para sus necesidades.

Alternativas a Calendly:  YouCanBook.me , HubSpot, Doodle Poll.

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